Không ít doanh nghiệp lựa chọn thiết kế văn phòng mở vì cho rằng đây là mô hình hiện đại và giúp tối ưu diện tích. Tuy nhiên, nếu áp dụng thiếu tính toán, không gian làm việc có thể trở nên ồn ào, thiếu tập trung và giảm hiệu suất. Điều quan trọng không phải là mở bao nhiêu, mà là mở đúng khu vực và đúng nhu cầu sử dụng. Bài viết sẽ giúp bạn xác định khi nào nên áp dụng mô hình này và khi nào cần giữ lại những không gian riêng.
Khi nào thiết kế văn phòng mở phát huy hiệu quả?
Không gian mở mang lại hiệu quả khi công việc đòi hỏi trao đổi thường xuyên giữa các thành viên
Không gian mở mang lại hiệu quả khi công việc đòi hỏi trao đổi thường xuyên giữa các thành viên. Những phòng ban như Marketing, Kinh doanh hay Chăm sóc khách hàng thường cần tương tác liên tục. Việc loại bỏ vách ngăn giúp quá trình trao đổi nhanh hơn, giảm thời gian di chuyển và tạo cảm giác kết nối trong tập thể.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp có nhiều vị trí cần xử lý dữ liệu, phân tích hoặc làm việc với thông tin bảo mật thì việc mở hoàn toàn lại trở thành bất lợi. Tiếng ồn, cuộc trò chuyện và sự di chuyển liên tục dễ làm nhân viên mất tập trung. Vì vậy, trước khi quyết định, doanh nghiệp nên đánh giá đặc điểm công việc thay vì chạy theo xu hướng.
Mô hình open office phù hợp khi:
- Nhân viên thường xuyên trao đổi trực tiếp.
- Công việc cần làm theo nhóm.
- Doanh nghiệp muốn tăng tính kết nối nội bộ.
- Diện tích văn phòng không quá lớn.
Sau khi xác định mô hình phù hợp, cần tổ chức từng khu vực chức năng sao cho không ảnh hưởng lẫn nhau
Sau khi xác định mô hình phù hợp, bước tiếp theo là tổ chức từng khu vực chức năng sao cho không ảnh hưởng lẫn nhau.
Vì sao văn phòng mở vẫn cần những không gian riêng?
Nhiều người nghĩ rằng đã chọn văn phòng mở thì không cần các phòng chức năng riêng biệt. Thực tế, đây là sai lầm khá phổ biến. Dù làm việc trong open office, doanh nghiệp vẫn cần những khu vực có khả năng cách âm và đảm bảo sự riêng tư.
Ví dụ, các buổi trao đổi với khách hàng, họp quản lý hay phỏng vấn ứng viên đều khó diễn ra hiệu quả nếu thực hiện ngay giữa khu làm việc chung. Khi đó, nội thất phòng họp trở thành hạng mục cần được đầu tư đúng mức để đảm bảo trải nghiệm sử dụng.
Một văn phòng mở nên có thêm:
- Phòng họp kín cho các cuộc họp quan trọng.
- Booth gọi điện hoặc họp trực tuyến.
- Góc làm việc yên tĩnh cho công việc cần tập trung.
- Không gian nghỉ ngắn tách khỏi khu làm việc chính.
Dù làm việc trong open office, doanh nghiệp vẫn cần những khu vực có khả năng cách âm và đảm bảo sự riêng tư
Việc phân chia hợp lý sẽ giúp văn phòng vừa giữ được sự kết nối, vừa đáp ứng nhiều nhu cầu làm việc khác nhau.
Giảm tiếng ồn nhưng vẫn giữ sự kết nối trong thiết kế văn phòng mở
Một trong những phàn nàn phổ biến nhất về thiết kế văn phòng mở là tiếng ồn. Chỉ cần vài cuộc gọi diễn ra cùng lúc hoặc một nhóm đang trao đổi công việc, cả không gian sẽ mất đi sự tập trung. Vì vậy, vấn đề không nằm ở việc mô hình open office thiếu hiệu quả, mà ở cách xử lý âm học chưa phù hợp ngay từ giai đoạn thiết kế.
Thay vì dựng thêm nhiều vách ngăn, doanh nghiệp nên kiểm soát âm thanh bằng vật liệu và cách bố trí mặt bằng. Trần tiêu âm, thảm sàn, rèm vải hoặc các mảng cây xanh đều góp phần giảm hiện tượng dội âm. Khu vực cần trao đổi nhiều nên tách khỏi nơi làm việc cá nhân. Những cuộc họp ngắn hoặc cuộc gọi trực tuyến cũng nên diễn ra trong nội thất phòng họp hoặc booth riêng để không ảnh hưởng đến đồng nghiệp. Đây là phương án mà TAV Designworks đề xuất cho nhiều doanh nghiệp giữ được sự cởi mở của văn phòng nhưng vẫn đảm bảo hiệu suất làm việc.
Thay vì dựng thêm nhiều vách ngăn, doanh nghiệp nên kiểm soát âm thanh bằng vật liệu và cách bố trí mặt bằng
Giải pháp giảm tiếng ồn trong văn phòng mở:
- Bố trí khu làm việc yên tĩnh tách khỏi khu vực trao đổi nhóm.
- Sử dụng vật liệu tiêu âm ở trần, sàn và một số mảng tường.
- Trang bị booth hoặc phòng họp chuyên nghiệp cho các cuộc họp nhanh.
- Hạn chế đặt máy in, pantry hoặc khu tiếp khách sát vị trí làm việc.
Khi bài toán âm thanh được giải quyết, doanh nghiệp mới có thể khai thác tối đa lợi thế của mô hình mở mà không làm giảm trải nghiệm của nhân viên.
Khi nào doanh nghiệp nên kết hợp không gian mở và phòng làm việc riêng?
Không phải doanh nghiệp nào cũng phù hợp với một mặt bằng hoàn toàn mở. Một số bộ phận cần trao đổi liên tục, trong khi những vị trí khác lại đòi hỏi sự tập trung hoặc tính bảo mật cao. Nếu chỉ áp dụng một mô hình cho toàn bộ văn phòng, hiệu quả sử dụng thường không như kỳ vọng.
Giải pháp được nhiều đơn vị lựa chọn là kết hợp open office với các không gian chức năng riêng. Khu vực dành cho đội ngũ kinh doanh, marketing hoặc sáng tạo có thể thiết kế mở để tăng tốc độ phối hợp. Trong khi đó, phòng lãnh đạo, phòng tài chính hoặc khu vực xử lý dữ liệu nên tách biệt để đảm bảo tính bảo mật. Các cuộc họp quan trọng cũng cần diễn ra trong phòng họp chuyên nghiệp thay vì ngay tại khu làm việc chung. Cách tổ chức này giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn mà không làm mất đi sự kết nối giữa các bộ phận.
Thay vì chọn giữa văn phòng mở hay văn phòng kín, nhiều doanh nghiệp đang ưu tiên mô hình kết hợp
Những khu vực nên bố trí phòng riêng:
- Phòng họp chiến lược hoặc tiếp khách quan trọng.
- Bộ phận cần xử lý thông tin bảo mật.
- Không gian dành cho lãnh đạo hoặc làm việc cá nhân.
- Booth họp nhanh phục vụ các cuộc gọi trực tuyến.
Thay vì chọn giữa văn phòng mở hay văn phòng kín, nhiều doanh nghiệp đang ưu tiên mô hình kết hợp để cân bằng giữa cộng tác và tập trung.
Kết luận
Không có một mô hình văn phòng nào phù hợp với mọi doanh nghiệp. Điều quan trọng là hiểu rõ nhu cầu vận hành, quy mô nhân sự và cách các bộ phận phối hợp với nhau trước khi lựa chọn thiết kế văn phòng mở. Khi được triển khai đúng, không gian mở giúp tăng khả năng kết nối, tối ưu diện tích và cải thiện trải nghiệm làm việc. Ngược lại, nếu áp dụng thiếu tính toán, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nhiều chi phí điều chỉnh sau này.
Tại TAV Designworks, mỗi phương án thiết kế đều được xây dựng dựa trên quy trình làm việc thực tế của doanh nghiệp, từ đó tạo nên không gian vừa linh hoạt, vừa đảm bảo hiệu suất vận hành lâu dài.
